Encuentros anteriores
Sitios de los eventos anteriores y recursos asociados:
Formato de las propuestas
Debe incluir un resumen ejecutivo de dos páginas, las cuales pueden ser complementadas con un documento anexo que permitan explicar y/o justificar cualquiera de los puntos del resumen ejecutivo.
El resumen ejecutivo debiera contener:
- Lugar del evento: Ciudad e institución albergará el Encuentro.
- Enfoque del Encuentro (visión y objetivos de los organizadores)
- Público objetivo esperado
- Respaldo de la postulación: Grado de compromiso de la institución y como se traducirá en la organización.
- Agrupaciones asociadas a la organización y responsable oficial. Si existe más de una agrupación, indicar cual será la coordinadora.
- Ubicación: Aspectos de la ciudad que alberga el evento tales como capacidad hotelera, facilidad de movilización, cercanía de aeropuerto, etc.)
- Actividades asociadas al evento:
- Cantidad de expositores esperados que participen (nacionales e internacionales).
- Metodos de selección de expositores.
- Actividades asociadas al evento: Sólo charlas, BoFs, talleres, Lightning Talks, etc.)
- Auditorios:
- Costos de los auditorios. No es bueno ni para la salud de los organizadores ni para el bolsillo de los asistentes, encontrarse con este tipo de sorpresas.
- Otros costos (impuestos o lo que sea que le pudieran cargar). Si es necesario pagar horas extras a personal, hacer una estimación de cuánto saldrá ese ítem. La idea es determinar si este ítem está bajo control.
- Capacidad de los auditorios.
- Donde piensan realizar las sesiones plenarias.
- Número de sesiones simultáneas que se puede realizar.
- En caso de realizar sesiones simultáneas, indicar si existe alguna definición por área temática o algún enfoque especial que quieran dar los organizadores.
- Equipamiento de los auditorios. Equipos de audio, proyectores. Indicar si es necesario arrendarlos, instalarlos desde otro lugar, etc. Lo ideal contar con un mínimo de calidad aceptable (por ejemplo, buena capacidad lumínica, resolución de 1024x768 al menos).
- Distancia de los auditorios entre sí y facilidad de desplazamiento entre ellos.
- Fotografías del lugar y las salas pueden contribuir a exponer de mejor forma las cualidades del recinto.
- Elementos diferenciandores de los antiguos Encuentros Linux.